Přestávky v práci, které zvyšují efektivitu – CrocoTime

Většina kanceláří poskytuje zaměstnancům jednu dlouhou přestávku – oběd. A mnoho specialistů tráví tento čas jídlem přímo u svého pracovního počítače nebo procházením kanálů sociálních sítí na svém smartphonu, protože to je jediná doba, kdy jejich šéf nebude takové chování považovat za ztrátu pracovní doby. Vědci však již dlouho tvrdí, že přestávky v práci nemusí mít nejen negativní dopad na pracovní proces, ale mohou dokonce zvýšit efektivitu. Jaký je rozdíl mezi rozptýlením a přestávkami a jak správně odpočívat během dne, abyste získali sílu pro porodní výkony – na to přijdeme v tomto článku.

<b>Vliv přestávek na produktivitu</b>

Být vždy produktivní je moderní trend. To je důvod, proč se mnozí bojí udělat i tu nejmenší pauzu a myslí si, že s dnešním rychlým životním tempem by mohli zůstat daleko za ostatními – úspěšní a soustředění.

Již v roce 1989 však vědci provedli experiment, ve kterém zjistili, že krátké přestávky každých 40 minut pomáhají snížit počet chyb v práci, zvyšují koncentraci a dokonce normalizují srdeční frekvenci kancelářského pracovníka.

Tuto teorii podporují i ​​pozdější práce neurovědců a psychologů. Výzkum profesora University of Illinois Alejandra Llerase ukazuje, že i krátkodobé rozptýlení může výrazně zlepšit schopnost člověka soustředit se na úkol po delší dobu.

Další otázkou je, jak strávit krátkou přestávku, aby se stala katalyzátorem aktivity, a ne demotivátorem.

Podle think tanku PewResearch používání sociálních sítí během krátkých přestávek výrazně zvyšuje hladinu stresu. Naopak jakákoli fyzická aktivita má pozitivní vliv na kondici člověka. Například procházka o přestávce může zlepšit kreativní myšlení, tvrdí studie vědců ze Stanfordské univerzity.

<b>Jak často byste měli dělat přestávky?</b>

Vědci v této otázce nesouhlasí, ale existují nejoblíbenější názory:

• Vědci z University of Illinois tvrdí, že každou hodinu je potřeba krátká přestávka;
• Slavná technika Pomodoro prokázala svou účinnost a zařadila se mezi TOP techniky time managementu. Cílem je udělat si každých 5 minut krátkou 25minutovou přestávku. A po třech takových přístupech se odměňte delší přestávkou – od 15 minut do půl hodiny.

Tak či onak jsou malé přestávky během pracovního dne nutné, hlavní je najít si pro sebe tu správnou frekvenci – abyste měli čas na chvíli vypnout od úkolů, ale zároveň se nedostali do stavu prokrastinace.

<b>Organizace rekreační oblasti v kanceláři</b>

Pohodlné pracovní podmínky mohly být v minulosti podceňovány. O vlivu prostředí na produktivitu dnes mluví téměř každý první kancelářský pracovník. Studie náborové společnosti HeadHunter ukázala:

• více než 90 % respondentů vidí přímou závislost kvality a efektivity jejich práce na pohodlí svého pracoviště;
• 47 % respondentů uvádí, že pohodlí na pracovišti zlepšuje pohodu a zvyšuje kvalitu pracovních úkolů;
• 44 % uvádí, že pohodlný pracovní prostor zlepšuje jejich náladu a pomáhá jim soustředit se na své povinnosti;
• 35 % vidí pohodlné podmínky jako starost manažera o zaměstnance;

• Pouze 2 % popírají vliv podmínek vytvořených v práci na jejich vlastní produktivitu a pohodu.

Na území mnoha zahraničních společností a v poslední době ruských se stále častěji objevují rekreační oblasti. Například Facebook vytvořil takovou zónu přímo v pracovním prostoru open-space, kde můžete sedět, ležet na pohovkách, hrát konzoli nebo tenis. A ve švýcarské kanceláři Google dali přednost aktivnímu odpočinku a přímo v areálu vytvořili fotbalové a basketbalové hřiště pro zaměstnance. Giganti jako Apple, Nike a Procter & Gamble zašli ještě dál a vybavují kapsle na odpolední spánek, které využije každý specialista.

Pokud se budeme bavit o ruské realitě, tak například společnost 2GIS vybavila pro své zaměstnance odpočinkové zóny podle jejich zájmu – čítárnu nebo herny. Nebo firma Infomaximum, která nesídlí v milionovém městě, nabízí svým chlapům krátkou pauzu ve správný čas přímo v práci, v útulném chill-outu.

Organizace rekreačních oblastí se již v Rusku stává oblíbeným firemním trendem a nabírá na síle. Není těžké vytvořit takovou rekreační oblast, zde je několik základních pravidel:

• samostatné umístění. Je to ideální varianta, ale minimálně je lepší situovat odpočinkovou zónu daleko od pracovního shonu;

• funkčnost. Je dobré, když jedna rekreační oblast může uspokojit potřeby celého týmu. K tomu je třeba promyslet, jak umístit relaxační koutek a sportovní potřeby tak, aby nikdo nikoho nerušil, ale každý si našel aktivitu podle svého;
• podle zájmů. Je lepší se zeptat personálu, čím vybavit rekreační oblast. Zaměstnanci by měli mít v první řadě možnost vzít si z práce volno – nechat je číst v klidném prostředí nebo udělat pár přítahů na hrazdě, aby se uvolnilo psychické napětí.

Všeho je ale opět potřeba s mírou a hlavní je to nepřehánět s tím, že týmu dopřejete v pracovní době carte blanche odpočívat.

<b>Jak zabránit poklesu efektivity zaměstnanců</b>

Šéf, který vám umožní v práci spát ve speciální kapsli a je obecně loajální ke krátkým přestávkám, je snem každého zaměstnance. Praxe však ukazuje, že lidé relaxují mnohem rychleji, než se stihnou sebrat. A nyní se 5minutová pauza protáhla a zaměstnanec je zaneprázdněn věcmi, které zdaleka nesouvisejí s prací. Průzkum portálu pro hledání práce v Rusku ukazuje:

• 45 % kancelářských pracovníků nevěnuje nadbytečným záležitostem více než půl hodiny;
• 34 % věnuje osobním potřebám 30 minut až hodinu;
• asi 14 % stráví až 3 hodiny svého pracovního dne abstraktními záležitostmi;
• 3 % – od 3 do 5 hodin;
• 4 % si dovolují dělat nepracovní činnosti déle než 5 hodin. To je více než polovina požadované pracovní doby.

Mezi TOP rozptýlení stále patří hovory, instant messenger a komunikace s kolegy. Objevují se však i noví „žrouti času“. Jen stěží je lze označit za zcela negativní – jedná se o online kurzy, které zaměstnanci absolvují v pracovní době. Pokud to však nesouvisí s odbornou činností a není to projednáno s manažerem, pak se ukazuje, že to, co se zdá být špatné, se ukazuje jako ne zcela dobré. Pro obecné výsledky.

Postavit se každému zaměstnanci přes rameno a sledovat, co přesně dělá, je jistá cesta k negativním reakcím týmu, zvláště když přestávky, jak jsme zjistili, jsou nutné. Je důležité udržovat rovnováhu mezi kontrolou a důvěrou v personál, aniž by to eskalovalo situaci, ale také nenechat věci sklouznout.

<b>Sledování aktivity počítače</b>

Stejně jako pokročily přístupy k organizaci kanceláře, moderní technologie nám umožňují držet krok s nejnovějšími trendy v kancelářích. Moderní vývoj IT dnes dokáže vyhovět potřebám každé společnosti v jakémkoli směru. A existují různá řešení pro sledování času stráveného na počítači:

• sledovače času jsou poměrně primitivní programy, které fungují na principu „začni úkol – zapni počítadlo času, skonč – vypněte“;

• Monitorovací systémy přistupují k problematice důkladněji – berou ohled na vše, co se na PC děje, někdy to i přehánějí a v rozporu se zákonem zasahují do osobního prostoru, pořizují screenshoty, zachycují hovory, dopisy a zprávy.

Poskytují však přehled o tom, kolik času tráví na počítači a kolik času zaměstnanci pravděpodobně stráví mimo svůj osobní pracovní stroj. Používání takových programů zaměstnance disciplinuje – nikdo zaměstnance osobně nesleduje, ale vědomí, že konečné výsledky jsou zasílány manažerovi, je vede k odpovědnějšímu přístupu k plnění úkolů.

<b>Automatické zaznamenávání přestávek</b>

Používání sledovačů času není vždy užitečné při nahrávání přestávek. Svou roli zde hraje i lidský faktor – zaměstnanec může úplně zapomenout zapnout/vypnout program, nebo spoléhat na svou vůli nepozastavit odpočítávání na krátkou přestávku a pak se probudit, když uběhne hodina nebo i více v bezcílném brouzdání po internetu.

Systémy sledování času jsou v tomto ohledu pohodlnější. Například program CrocoTime, kterého bychom si měli hned všimnout, zpočátku nemá „špionážní“ funkce, může:

• rekordní přestávky v práci na PC. To však neznamená, že zaměstnanec musí dát každou minutu a každou sekundu bez možnosti napít se vody a nadechnout se čerstvého vzduchu. Systém zaznamená pauzu, pokud po dobu 5 minut neobdrží z klávesnice nebo myši žádné informace. Můžete si tedy sami nastavit metodu Pomodoro bez obav, že vás program označí za zlomyslného prokrastinátora;
• integrovat s online kalendáři a dalšími systémy. To znamená, že i když zaměstnanec půl hodiny nestiskl jedinou klávesu na svém notebooku nebo nepohnul myší, ale ve firemním kalendáři je na tu dobu naplánována schůzka/hovor/plánovací schůzka/přelet, žádná přestávka v práci nebude. Vše je maximálně jednoduché, loajální a v souladu s realitou.

Kromě toho může CrocoTime oddělit internetové stránky a programy na ty, které souvisejí s pracovními úkoly, a ty, které rozptylují pozornost personálu. Na první pohled jsou tyto kompromitující informace shromažďovány pro manažera. Ale ti, kteří již monitorovací systém vyzkoušeli, vědí, jak užitečný je pro udržení účinnosti na správné úrovni vlastním úsilím specialisty. Zde uvidíte, které stránky pohlcují váš pracovní čas a kolik minut jste tam strávili. Detailní fotografie pracovního dne ukáže, ve kterých hodinách je zaměstnanec nejaktivnější a kdy jsou pozorována období poklesu.

To vše pomáhá managementu i samotným zaměstnancům co nejefektivněji strukturovat pracovní den, dělat přestávky zvyšující efektivitu a udržovat v týmu produktivní a přátelskou atmosféru.

Přečtěte si další články na našem blogu

Jak sledování času ovlivňuje produktivitu zaměstnanců

Produkovat více s méně zdroji je snem každého majitele firmy. A zdroji myslíme nejen suroviny, ale i čas. S výrobou, která produkuje „hmotné“ produkty, je situace jednodušší. Co když potřebujete zhodnotit produktivitu například kancelářských pracovníků? Tady v popředí.

15. prosince 2021 Číst více

Organizace práce v kanceláři i na dálku

Pandemie zcela změnila realitu. Dotklo se také organizace pracovních procesů. Jestliže se ale na samém začátku tohoto příběhu musely firmy, aby přežily, rychle naučit pracovat na dálku, nyní mnozí praktikují hybridní přístup, který dává zaměstnanci právo volby: pracovat v kanceláři.

01. prosince 2021 Číst více